個人情報保護方針

株式会社ユニマットライフは、全ての個人情報を保護し、適切に運用することが当社の事業活動の基本であると共に、社会的責務であると考えております。当社では、この責務を全うするために、以下の「個人情報保護方針」に基づき個人情報を保護し、社会の信頼に応えるよう努力してまいります。

• 当社は、オフィスコーヒーサービス事業、レンタル事業を通じ、ご提供頂いた当社が保有する全ての個人情報を保護し、運用するにあたり、個人情報保護に関する国の指針・法令及びその他規範を遵守すると共に、「個人情報管理責任者」を設置し、適切な管理を実施致します。
• 当社は、個人情報をご提供頂く場合には、あらかじめ書面またはホームページ上にその利用目的を明示させて頂き、同意を得た範囲内で収集し、その範囲内で利用・提供致し、それ以外の目的では利用・提供致しません、またはその為の措置を講じます。
• 当社は、個人情報の不正アクセス、個人情報の漏洩、紛失または毀損などを防ぐために、情報セキュリティ対策をはじめとする各種安全対策を継続的に実施すると共に、その維持・改善、また対策に不備が生じた場合には早急に是正の措置を講じ漏洩防止に努めます。
• 当社は、個人情報を適切に管理し、その利用、提供先はご提供者の同意を得た範囲に限定し、それ以外の第三者への開示・提供は致しません。
• 当社は、ご提供頂いた個人情報の処理を外部へ委託する場合には、機密保持契約を締結し、委託先には当社が負う責任と同様の責任を義務付け、適切な管理を実施致します。
• 当社は、個人情報を適切に管理するため、法令、及び国の定める指針・規範、情報技術の変化を把握し、常に管理の仕組みを見直し、個人情報マネジメントシステムの継続的改善を進めます。
• 本人からの個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請、及び苦情、相談に対して遅滞なく対応致します。

制定日 : 平成17年4月1日
改正日 : 令和5年11月15日
株式会社ユニマットライフ
東京都港区南青山二丁目12番14号 ユニマット青山ビル
代表取締役 落合  昭

保有個人データの安全管理のために講じた措置について

• 基本方針の策定
  当社では、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。

• 個人データの取扱いに係る規律の整備
  当社は取得、利用、保存、提供、消去・廃棄等の段階ごとに、その取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程・手続きを策定し、定期的な見直しを実施しています。

• 組織的安全管理措置
  個人データの安全管理に係る統括責任者、これを補佐する部署並びに個人データの取扱部署においては管理者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、個人データの取扱者の教育や情報の漏えい事案に係る報告等の体制を整備しております。

• 人的安全管理措置
  社員等の雇用契約時において、個人データに係る守秘義務契約を締結するとともに、雇用後においても、個人データ管理責任者が社員等に対し、個人データの安全管理に係る必要かつ適切な教育・研修を行っております。

• 物理的安全管理措置
  不法侵入・情報持出し等を防止するため、入退室管理を行うとともに、個人データを含む文書・データは施錠保管や暗号化・パスワードによる保護等を行う等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じております。

• 技術的安全管理措置
  個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御、不正アクセス等の防止策、データの暗号化・パスワードによる保護等の情報漏えい防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じております。

当社が保有する個人情報の利用目的

利用目的	個人情報内容
オフィスコーヒーサービス業務、環境美化用品レンタルサービス、自動販売機設置業務、リサイクルトナー業務、オフィスクリーニング業務、リノベーション業務、オフィス事務機器レンタル業務、リネンサプライ事業、支払業務	氏名、住所、会社名、電話番号、メールアドレス、部署名、担当者名、責任者名、当社担当者 ( 社員名、社員コード )、銀行口座情報
GIFT・SELECTION	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先名、部署名、勤務先住所、勤務先電話番号、お届け先 ( 氏名・住所・電話番号・郵便番号 ) の情報
調剤薬局業務	患者氏名、年齢、生年月日、性別、住所、連絡先、病歴、投薬歴、保険番号
シェアオフィス事業	氏名、住所、会社名、電話番号、生年月日、性別、メールアドレス、部署名、担当者名、責任者名、当社担当者 ( 社員名、社員コード )、銀行口座情報、本人確認書類 ( 免許証等 )、登記簿謄本、監視カメラデータ、施設利用履歴
雇用管理、勤怠管理、給与・賞与振込、年末調整、健康管理、社会保険管理、社用携帯管理、研修・教育の実施、個人情報教育、車両管理、社宅管理、各種福利厚生、緊急連絡網、入館管理 契約又は法令等に基づく当社の義務の履行及び権利の行使その他、これに付随する諸対応 上記の各目的に付帯する事項	氏名、住所、年齢、生年月日、国籍、性別、収入、顔写真、電話番号、部署名、メールアドレス、学歴、職歴、保有資格等、家族・親族情報、家族構成、扶養の有無、特定個人情報 ( 個人番号 )、銀行口座情報、健康診断結果、社員コード、生損保保険情報、住宅取得情報、退職日、ドライブレコーダーデータ、ストレスチェック結果、障害者手帳内容
採用活動 ( 書類選考、面接、合否通知 )	氏名、住所、年齢、生年月日、性別、収入、顔写真、電話番号、メールアドレス、学歴、職歴、保有資格等、健康診断結果

「GIFT SELECTION」の個人情報の取扱いについて

UNIMAT LIFE GIFT SELECTIONの個人情報の取扱いについては、下記PDFファイルをご確認ください。
UNIMAT LIFE GIFT SELECTION 掲載商品をご注文の皆様へ ( PDF : 353KB )

開示手続き

当社は、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用停止又は第三者提供の停止 ( 以下、「開示などの求め」といいます。) を求める手続を他の法令の規定により、対応できない場合を除き、次に掲げるとおりとします。開示対象個人情報とは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものを指します。

• 開示対象個人情報の開示
  当社は、ご本人から開示対象個人情報の開示を求められたときは、ご本人に対し、遅滞なく、当該開示対象個人情報を開示します。また、ご本人が識別される個人情報が存在しないときにその旨をお知らせします。

• 個人情報の不開示事由について
  次に定める場合は、開示等のご請求に対して対応することはできません。
  不開示等の場合は、その旨を回答書に付記し通知いたします。

  • 同封いただいた書類で、ご本人様の確認または、代理人様の確認ができない場合
  • 代理人様によるご請求で、代理権が確認できない場合
  • 所定の書類に不備があった場合
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

• 開示対象個人情報の訂正、追加又は削除
  当社は、開示の結果、事実でないという理由によって当該開示対象個人情報の個別項目内容に対する訂正、追加又は削除を求められた場合は、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて、当該開示対象個人情報の訂正などを行うとともに、訂正などを行った後に、本人に対し、遅滞なく、その旨 ( 訂正などの内容を含む。) を通知します。

• 開示対象個人情報の利用又は提供の拒否権
  当社は、ご本人から当該開示対象個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を求められた場合は、これに応じます。また、措置を講じた後は、遅滞なくその旨をご本人に通知します。
  開示等のお申し出の詳細につきましては、以下をご参照ください。

書面による開示等の請求手続き

当社が保有する個人情報に関して
(1) 開示のご請求
(2) 利用目的の通知のご請求
(3) 訂正・追加または削除のご請求
(4) 利用停止のご請求
(5) 第三者提供の停止
(6) 第三者提供記録
( 以下 (1) から (6) を総称して「開示等のご請求」といいます。) に書面にて対応させていただく場合の手続きです。

• 開示等のご請求の申出先
  開示等のご請求については所定の請求書に必要書類を添付の上、ご郵送ください。
  〒107-0062 東京都港区南青山2-12-14 ユニマット青山ビル
  株式会社ユニマットライフ 個人情報保護推進委員会 宛

• 開示等のご請求の提出書面「個人情報開示等請求書（兼）回答書」をダウンロードし、所定の事項をご記入の上、ご本人様の確認のための書類を同封してください。

• 個人情報開示等請求書 ( 兼 ) 回答書 ( PDF : 145KB )
• ご本人様の確認のための書類
  1 ) 運転免許証(写)、2 ) 健康保険証(写)、3 ) パスポート(写)、4 ) 年金手帳(写)、5 ) 個人番号カード ( マイナンバーカード )(写) 又は住民基本台帳カード(写)
  1 ) ～ 5 ) のいずれか1通

• 代理人様による開示等のご請求
  開示等のご請求を代理人様に委任する場合は、前項2、の書類に加えて以下の書類を同封してください。

  • 代理人様に関する事項 ( PDF : 102KB )
  • 代理人様本人であることを確認するための書類
    1 ) 運転免許証(写)、2 ) 健康保険証(写)、3 ) パスポート(写)、4 ) 年金手帳(写)、5 ) 個人番号カード ( マイナンバーカード )(写) 又は住民基本台帳カード(写)
    1 ) ～ 5 ) のいずれか1通
  • 委任状 ( PDF : 75KB )
    ( 委任状に捺印された印鑑証明書を添付してください ) または、代理人様が法定代理人のときは法定代理権を確認できる ( 戸籍謄本等 ) 書類の同封でも可能です。

• 開示等のご請求に対する回答方法
  請求者の記載住所宛に書面よってご回答いたします。

• 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的
  開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等のご請求の回答のみに利用いたします。なお、回答が終了した後、適切に廃棄いたします。

個人情報保護管理者

個人情報保護管理者 常務取締役 中野 宏治
TEL : 03-5770-1661

当社が対象事業者である認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
住所 : 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL : 03-5860-7565
フリーダイヤル : 0120-700-779

以上